Organisatie van het werk

Hoe zorg je ervoor dat het werk op afstand kan gerealiseerd worden? Hoe zorg je ervoor dat het bestuur zijn werk kan doen? Welke praktische zaken moet je in het oog houden met het oog op een blijvend goede organisatie?

We verzamelen hier nuttige tips, methodieken en leggen linken naar websites die ondersteunend zijn. Vanaf heden zullen nieuwe aanvullingen op deze pagina met "^NIEUW" worden aangeduid. Er werd ook een overzicht van de verschillende onderdelen gemaakt waar je dan snel kan op doorklikken.
Praktijkverhalen delen we ter inspiratie van de leden; klik hier. (Opgelet je moet ingelogd zijn!).

Arbeidsorganisatie
Arbeidsrecht
Crisiscommunicatie
Telewerken
Contact bewaren met collega’s en cliënten via digitale tools
Vrijwilligerswerk
Financiële steun

Arbeidsorganisatie

•  Inspiratienota heropstart dagstructuur- en activiteiten. Deze nota kwam tot stand binnen de projectgroep psycho-sociaal binnen de taskforce Covid-19. Het vertrekpunt voor de heropstart van de dagactiviteiten- en structuur, is de kwaliteit wonen en leven van bewoners en de kwaliteit van werk van medewerkers. De nota bekijkt hoe de inzet van helpende handen (i.e. vrijwilligers, stagiairs en mantelzorgers) hiervoor een hefboom kan zijn. Zowel vanuit het perspectief van de voorzieningen als vanuit de helpende handen wordt een inspirerend kader geboden om aan de slag te gaan.

• Digitaal solliciteren: online sollicitatietips voor beide kanten van de (virtuele) tafel.

• Heb je vragen m.b.t. leidinggeven in deze tijden en je bent op zoek naar expertise. Op de website van Workitects krijg je een overzicht van experts waarmee je een gesprek kunt aanvragen.

Arbeidsrecht

Crisiscommunicatie

• De kracht van crisiscommunicatie: live seminarie voor directie, leidinggevenden,HR-directie en communicatieverantwoordelijken van zorgorganisaties, met onder meer keynotes over de succesvolle crisiscommunicatie van AZ Maria Middelares in Gent en netwerk voor thuiszorg Mederi. Hier gratis online te herbekijken.

• In dit document vind je enkele handvatten om te ondersteunen bij de voorbereiding en/of de te voeren crisiscommunicatie.

   

Telewerken

• ^NIEUWHoe geef je leiding aan je team in een online omgeving? Deze vorming van Verso HR-wijs is meer dan ooit actueel. Vier trainingssessie van 1,5 uur tussen 24 februari en 28 april. Alle info vind je hier.
• Idewe lanceert een gloednieuwe telewerkwebsite met onder meer info over arbeidscontracten, aangepaste werkomgeving en mentaal welzijn tijdens het telewerk. Alle info vind je hier.
• Thuiswerken vergt ook een andere aanpak naar tijdsindeling, manier van werken etc. Werken van thuis uit kent namelijk wat uitdagingen. Op kantoor kan je je makkelijk even terugtrekken in een lege kamer of kantoor. Thuis ben je vaak gebonden aan die ene werkplek waarvoor je gekozen hebt en lopen er mogelijks nog andere gezinsleden rond wat gesprekken en/of concentratie bemoeilijkt. Volgende website geeft alvast 11 tips die thuiswerken makkelijker maken.
• Hoe ben je minstens even productief als op je werk? En wat met de ergonomie van je werkplek én je gezondheid? Je leest er alles over in de e-gids van Jobat.
• IDEWE, externe dienst voor preventie, bescherming en veiligheid op het werk,  biedt tips en een video hoe je een ergonomisch noodbureau maakt om optimaal thuis te werken.
• Massaal thuiswerken als maatregel in de strijd tegen het coronavirus is erg belastend voor het mentale welbevinden. Dit artikel vraagt hiervoor oog te hebben.
• Hoe bewaar je de emotionele verbinding tussen collega's wanneer telewerk de norm is? De verbindende kracht van een ondersteuner/leidinggevende is harder nodig dan ooit. Lees het artikel op mangementsupport.nl.

Contact bewaren met collega’s en cliënten via digitale tools

Door het Coronavirus zullen héél veel mensen van thuis werken. Videoconferentie kan hiervoor een oplossing bieden. We willen hieronder enkele mogelijkheden opsommen:

• De Hefboomteams bundelden hun expertise van het organiseren (hosten) van online vergaderingen samen in een handleiding. Het resultaat biedt tips & tricks voor een effectieve en efficiënte vergadering, praktische handvatten om de interactie aan te gaan en te verbeteren en tot gedragen besluiten te komen tijdens een virtuele raad van bestuur. De handleiding is gratis te downloaden op hun website.

•  

• Online events: zo trek je mensen het beeldscherm in. Hoe creëer je een wow-gevoel via een beeldscherm? Afwisseling en dynamiek zijn sleutelbegrippen voor online events in coronatijd. Lenny Klaassen legt uit hoe je de rol van entertainer pakt. Lees het artikel op managementsupport.nl.

• Via Praatbox.be kan je op een laadrempelige manier videobellen.

• Opsomming van nuttige platformen: op deze website vind je een overzicht met specifieke informatie over heel wat digitale communicatieplatformen.

• Onlinehulp-Vlaanderen heeft ook een opsomming gemaakt om online te kunnen communiceren via deze link

• Office 365-gebruikers: Teams is inbegrepen bij alle Office 365 Business- en Enterprise-licenties en kan worden gebruikt om samen te werken aan documenten, bestanden delen, chat met teamleden of specifieke groepen, vergaderingen hosten.
• Opties voor niet-gebruikers van Office 365 die snel en eenvoudig kunnen worden ingesteld
  
  • Zoom is een video- en audioconferentieplatform dat zowel eenvoudige online vergaderingen als groepsberichten mogelijk maakt. Medewerkers kunnen deelnemen aan Zoom-vergaderingen vanaf zowel mobiele apparaten als laptop- of desktopcomputers.
  • Workplace from Facebook is een andere geweldige optie die gratis is voor non-profitorganisaties. Het lijkt een beetje op een intern Facebook alleen voor jou en je medewerkers en vrijwilligers, maar het staat op een afzonderlijke applicatie van je persoonlijke Facebook-accounts. Workplace is ontworpen om teams te helpen communiceren, delen en samen beslissingen nemen in een veilige en privéruimte online die onafhankelijk is van andere platforms die u gebruikt voor e-mail en documentopslag. 
  • Slack is een populair communicatie-instrument dat helpt uw ​​organisatie verbonden te houden via directe en groepsboodschappen samen met "kanalen" die kunnen worden gebruikt om discussies over specifieke onderwerpen te centraliseren. Een gratis versie van het standaardplan is beschikbaar voor organisaties met minder dan 250 werknemers.
  • TeamViewer is een andere optie voor organisaties met gedistribueerd personeel. Het kan door uw IT-personeel worden gebruikt om apparaten op afstand te beheren (laptops of IoT-apparaten) of door uw personeel om onderling samen te werken met behulp van de videoconferenties en online samenwerkingsfuncties.
  • Ook Discord en Whereby zijn zeer gebruiksvriendelijk. De eerste tool is vooral hot in de gaming wereld, en kan gebruikt worden tot 50 deelnemers. De tweede tool is gratis tot 4 personen en door de peer-to-peer technologie heel stabiel. Je hoeft geen bestand te downloaden maar met een URL zit je meteen in de juiste vergaderruimte.
  • Skype en Messenger, kunnen gebruikt worden, maar die zijn vaak te beperkt voor professionele doeleinden. Voor professioneel gebruik is er Skype for business.
  • Google Hangouts Meet is vooral handig voor bedrijven die al met Google producten werken. Normaal kan je tot 250 deelnemers toevoegen aan een vergadering.

Meer info in verband met GDPR kan je ook terugvinden via Onlinehulp Vlaanderen en via een presentatie van de UCLL 

Wil je meer tips hoe je een één-op-één gesprek op afstand goed voorbereidt? In dit artikel vind je de 10 belangrijkste vragen die je in de huidige situatie kan stellen.

SAM vzw verzamelt ook alle informatie over hoe je als sociaal werker en hulpverlener in deze tijd mensen in een kwetsbare positie blijft bereiken en jouw werking hieraan kunt aanpassen. 

• 'De manier waarop je nu aan relaties bouwt is bepalend voor hoe sterk je staat als team als thuiswerken niet meer nodig is.' Britta Lassen, sociaal pedagoge, waarschuwt dat wanneer teamleiders er nu voor kiezen om strak op de inhoud te blijven sturen, zij uiteindelijk de verbinding verliezen met hun team. Enkele tips voor een prettige online werkrelatie.

Vrijwilligerswerk

De maatregelen om de verspreiding van het coronavirus te vertragen, lokken een nooit geziene golf van solidariteit uit. Vlamingen zetten zich in om mensen te helpen die het deze dagen moeilijk hebben. Ook onze welzijnsorganisties zijn nu of binnenkort misschien wel meer dan ooit op zoek naar vrijwilligers om allerhande taken op zich te nemen.
Diverse instanties namen initiatief om platforms te ontwikkelen die een match willen maken tussen organisaties en vrijwilligers. 

Hierbij een overzicht van de verschillende platforms voor vrijwilligers:

• Help de helpers
  Via dit platform kunnen organisaties snel en gericht op zoek gaan naar vrijwilligers voor zowel medische als niet-medische ondersteuning.
  Om het vrijwilligersaanbod zo goed mogelijk te koppelen aan de noden van de zorginstellingen, schakelt de Vlaamse overheid nu www.helpdehelpers.be in.
  Gedurende de crisisperiode zal het platform zich enkel nog focussen op vrijwilligers en tijdelijke jobs als gevolg van de coronacrisis. 
  Zorginstellingen die op zoek zijn naar vrijwilligers kunnen zich registeren op het platform. Op basis van een gerichte zoekopdracht kunnen ze vervolgens contact opnemen met passende en beschikbare vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen zich op hun beurt ook via het platform aanmelden en registreren.
  Via een persoonlijke profielpagina kunnen ze hun persoonsgegevens, opleiding, voorkeuren en beschikbaarheid ingeven en beheren.
• Hulp voor Helden - registratie van helpende handen
  Drie IT'ers namen het heft in handen om een platform te lanceren op vraag van Vlaamse ziekenhuizen.
  Zorgnet-Icuro en Emmaüs ondersteunen reeds dit initiatief en ook wij zijn faciliterende koepel. Kandidaat-vrijwilligers kunnen er zich aanmelden voor een aantal diensten.
  De lijst is samen met de zorginstellingen opgesteld en zal regelmatig worden aangepast naargelang de noden.
  Voorbeelden van vrijwillige diensten zijn: mondmaskers maken, kinderopvang, boodschappen doen of koken, de was doen, speelgoed bezorgen aan kinderen of mensen met een zware handicap, en telefonisch een praatje maken met ouderen, enz. 
  Wat moet je doen om toegang te krijgen als organisatie?
  Meld je aan op www.hulpvoorhelden.be/aansluiten. Vul daar jullie contactgegevens in (belangrijk: geen info@ mailadressen, of gratis mailservices zoals hotmail, gmail e.d.)
  Eenmaal per dag screenen de organisatoren de nieuwe aanmeldingen en sturen een aanmeldlink (24u geldig!).
  Daar kunnen jullie dan mee aanmelden via www.hulpvoorhelden.be/login en jullie paswoord veranderen.
  Elk lid krijgt de vrijwilligers te zien in zijn provincie. . 
  !Als er misbruik wordt vastgesteld van de toegang tot de database, wordt de toegang geblokkeerd!

• Vrijwilligers Paraat (Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk) - registraties van zoekertjes door organisatie
  Ben je als organisatie op zoek naar vrijwilligers?
  Dan kan je tijdelijke vrijwilligersoproepen plaatsen op www.vrijwilligersparaat.be.
  Via dit platform krijgen alle kandidaat-vrijwilligers een zicht op waar en hoe ze zich kunnen inzetten.

• Give a day
  Dit initiatief bestond reeds voor de coronacrisis. Give a Day werkt samen met gemeentes via een gemeentelijke vrijwilligersmatcher en digitaal vrijwilligersloket.
  In diverse steden is dit reeds een bekend platform en zetten ze dit platform reeds enige tijd in.
  Indien dit in uw buurt actief is, kan dit platform ook een interessant zijn om oproepen op te verspreiden.