directie-assistent

Als directie-assistent ben je een spilfiguur binnen onze organisatie. Je ondersteunt het directieteam op proactieve en efficiënte wijze en hebt een scherp inzicht in prioriteiten en processen.

Je bent onder meer verantwoordelijk voor:

• Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen, inclusief de opmaak van een vergaderkalender;
• Het beheer van agenda’s en het opvolgen van afspraken;
• De administratieve opvolging van dossiers, waaronder bouwdossiers en verzekeringsdossiers;
• De fondsenwerving. Hierin neem je de PR-rol op;
• Het verwerken van inkomende en uitgaande briefwisseling en het opvolgen van het mailverkeer;
• Het organiseren van een efficiënt klassement en administratieve organisatie;
• Het coördineren van het attentiebeleid voor medewerkers;
• Het voorbereiden van PowerPointpresentaties en andere documenten.

Naast bovenstaande taken neem je ook het luik informatieveiligheid op. Je fungeert hierbij als interne medewerker informatieveiligheid en werkt nauw samen met de externe Data Protection Officer (DPO) van Netwerk Hiëronymus. Terwijl de DPO een onafhankelijke en toezichthoudende rol vervult, heb jij een praktische en ondersteunende opdracht binnen de organisatie.

Concreet betekent dit dat je:

• Als eerste aanspreekpunt fungeert voor medewerkers bij vragen rond informatieveiligheid en privacy;
• Overzicht houdt op de toegangsrechten tot persoonsgegevens;
• De interne documentatie en beleidsdossiers voorbereidt ter ondersteuning van de DPO;
• Interne controles, checklists en audits uitvoert;
• Meewerkt aan het signaleren van risico’s en het uitwerken van verbeteracties;
• Opleidingen en sensibiliseringsacties organiseert in samenwerking met de DPO om medewerkers bewust te maken van privacy en gegevensbescherming;
• Instaat voor de opmaak en opvolging van het verwerkingsregister (opsomming van alle processen waarin persoonsgegevens betrokken zijn), het datalekkenregister en de verwerkingsovereenkomsten met de leveranciers;
• Zorgt voor de praktische implementatie van maatregelen en opvolging van afspraken;
• De rapportering naar directie en externe DPO ondersteunt.
• Participeert aan het maandelijks overleg Team informatieveiligheid van de groep Hiëronymus;
• Procedures opmaakt die voortvloeien uit informatieveiligheidsbeleid;
• Nauw samenwerkt met collega’s zoals stafmedewerker kwaliteit, stafmedewerker communicatie en IT-medewerker.